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「データ」メニューにある「範囲の指定」について

Calcの「データ」メニューには「範囲の指定」「範囲の選択」「範囲の更新」というコマンドがあります。実は、とても分かりにくい機能です。
一言で言うと「ワークシート上の範囲を(明示的に)データベース範囲として使用するためのコマンド」ですが、これらのコマンドを使わなくても、一定の規則に従ってデータを入力しておけば、並べ替えやフィルタなどの、一般的なデータベース処理の機能を問題なく使うことができます。したがって、実際にこれらの機能を使っている人は、ほとんどいないでしょう。

これらのコマンドは、主として外部データを取り込むときに役に立つのです。
しかし、上手に利用すると、Calcの中だけでも便利に活用することができますので、ここで紹介しましょう。
なお、データベース範囲については、下記の記事を参照してください。

(参考)
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20080911/314592/?ST=oss
http://oooug.jp/compati/excel-calc/command03_e-c003.html##12

(1) サンプルデータの作成と自動更新

Calcで図01のようなデータを作成しました。わかりやすくするために極力シンプルなデータベースにしてありますが、応用すれば、住所録や顧客名簿など幅広く活用できると思います。
そして、このサンプルを使って、どのような処理ができるのかを解説していきましょう。
結論を先に紹介すると、あらかじめ「範囲の指定」をしておき、「並べ替え」や「フィルタ」を「ソース範囲とリンク」しておくことによって、画面03〜画面04の自動更新処理が可能となります。


画面01 Calcでデータベースを作成する

会員名簿を想定して、「クラス」と「名前」「住所」のデータを記入してある。50音順の並べ替えのために「ふりがな」項目を設けた。




画面02 50音順の並べ替えとデータの抽出

右側には「ふりがな」で並べ替えたデータが貼り付けてある。また、下側(A20セル)には、「平日」クラスのデータを抽出して貼り付けてある。




画面03 追加データへの対応

新しく3件分のデータが追加された。そこで、「データ」メニューから「範囲の更新」コマンドを実行する。




画面04 並べ替えデータを抽出データが自動更新される

「範囲の更新」コマンドを実行すると、並べ替えデータと抽出データが自動的に更新される。



あらかじめ「範囲の指定」をしておき、「並べ替え」や「フィルタ」コマンドを「ソース範囲とリンクする」ことによって、このような処理が可能となります。
では、具体的な手順を解説していきましょう。


(2) データベース範囲の指定

追加データを記入する予定の範囲を含めて選択しておきます。ここでは、15行目までの範囲を選択して「データ」メニューから「範囲の指定」コマンドを選択します。


画面05 「データ範囲の指定」コマンドを実行

データを追加する予定の範囲も含めて選択しておき、「範囲の指定」コマンドを実行。




画面06 「データベース範囲の指定」ダイアログ

選択範囲が「範囲」ボックスに表示されていることを確認し、「名前」ボックスに「data01」と記入して「OK」ボタンをクリックする。



(3) 「並べ替え」を実行する

続いて「並べ替え」を実行します。「並べ替え条件」として「ふりがな」の「昇順」を指定し、「オプション」タブで「並べ替え結果の貼り付け先」を指定します。


画面07 「並べ替え」コマンドの実行

データベース範囲を選択した状態で「並べ替え」コマンドを実行する




画面08 「並べ替え条件」タブ

「最優先キー」として「ふりがな」を選択する




画面09 「オプション」タブ

「並べ替え結果の貼り付け先」チェックボックスをオンにして、右側のテキストボックスに「G1」とセル番地を記入する。以上で、「OK」ボタンをクリックして並べ替えを実行する。




画面10 50音順の並べ替えが完了

並べ替え結果は、元データとは別の位置に(G1セルを基点に)貼り付けられる。



(4) 「フィルタ」を実行する

今度は、データ抽出を実行します。こちらも、オプションの「フィルタ結果の貼り付け先」を指定するのがポイントです。このとき「ソース範囲とリンクする」チェックボックスもオンにしておきます。


画面11 データベース範囲の選択

「データ」−「範囲の選択」コマンドを選ぶと、このダイアログが表示される。「OK」ボタンをクリックすると、データベース範囲が選択される。




画面12 「標準フィルタ」コマンドの実行

データベース範囲を選択した状態で「フィルタ」−「標準フィルタ」コマンドを実行する




画面13 「オプションを増やす」ボタンでダイアログを拡大して指定

「フィルタ条件」は「クラス=平日」を設定する。左側の「オプションを増やす」ボタンでダイアログを拡大して「フィルタ結果の貼り付け先」を指定する。ここではA20セルの番地を右側のテキストボックスに記入している。「ソース範囲とリンクする」チェックボックスもオンにする。




画面14 抽出データが表示された



(5) 新しいデータで「並べ替え」と「フィルタ」を実行する

以上のように処理しておけば、設定した条件はデータ範囲とともに保存されています。データを追加・編集したら、ワンクリックで「並べ替え」と「フィルタ」を更新できます。元データの範囲内にアクティブセルを置いて「データ」−「範囲の更新」コマンドを選びましょう。


画面15 3件のデータを追加した




画面16 「データ」−「範囲の更新」コマンドを実行




画面17 並べ替えと抽出が同時におこなわれる




【注意】
1. 並べ替えやフィルタの条件は、1つのデータ範囲についてそれぞれ1条件が登録できる。
2. 元データの範囲を拡大したいときは、「範囲の指定」コマンドで「変更」(範囲を変更すると画面06の「追加」ボタンは「変更」ボタンに置き換わる)をクリックする。
3. 複数のデータ範囲を使い分けることもできるが、それぞれの範囲がオーバーラップしないようにすること(「範囲の更新」コマンドは、アクティブセルのあるデータ範囲を自動的に判断して更新作業を行うので、複数のデータ範囲がオーバーラップしているとトラブルの原因となる)。
4. データ抽出の結果は上書きされる。抽出データ数が少なくなるときは、以前のデータを消去してからおこなうと良い。



−−−−−−−−−−−−
2010/08/01 松井幹彦

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