差込機能を使った宛名印刷

Writerを使って、年賀はがきの宛名印刷をしてみましょう。
Calcで作成した住所録データを、差し込み印刷機能を使ってWriterで印刷します。
住所録データは、外部データソースとして設定できるものなら、アドレス帳データソースなどを幅広く利用できます。

住所録データを用意する


まず住所録データを作成します。ここでは、Calcを使って、10件分のサンプルデータを作成しました。

ここでは、Calcで住所録データを作成する場合を取り上げますが、アドレス帳データソースとしてインポートしてある 「Mozila/Netscape」 「LDAP」 「Outlook」 「Windowsシステムのアドレス帳」 などのデータや、その他の外部データソースなどの既存のデータも利用できます。

データベース範囲を設定する


住所録データを入力した部分を、データベース範囲として指定します。

(本例のように、表シート上にデータベース範囲が一つだけのときは、この操作を省略することもできます。範囲の指定を省略すると、シート上の左上の範囲が自動的にデータベース範囲として認識されます。)

データベース範囲を指定するときは、データベース範囲内の1セルを選択して作業を開始すると良いでしょう。Calcが自動的に範囲を選択してくれます。


「データ」−「データ範囲の指定」コマンドを選択して、「データベース範囲の指定」ダイアログボックスを表示します。すると、データ範囲が自動的に選択されます。


名前ボックスに範囲名を入力し、「追加」ボタンをクリックすると、データベース範囲の指定が完了します。このとき、「範囲」ボックスに、自動選択された範囲が表示されます。Calcの自動選択が間違えているときは、ここで修正することができます。


これで住所録データが完成です。「ファイル」−「名前を付けて保存」コマンドでファイルを保存しておきましょう。

住所録データを「データソース」に登録する


今度は、Writerを起動します。差し込み印刷機能を使って、はがきの宛名印刷を設定していきましょう。その前提として、先ほど作成したCalcの住所録データを「データソース」に登録しておく必要があります。「ツール」ー「データソース」コマンドを選択します。


「データソースの管理」ダイアログボックスが表示されます。「新しいデータソース」ボタンをクリックします。(セットアップによっては、初期状態でサンプルのデータソースが登録されているかも知れません。その場合も、そのままで作業を続けてかまいません)


新しいデータソースが用意され、名前ボックスに「データソース1」と表示されます。この名前は任意に変更することができますが、ここでは「データソース1」のままで作業を続けることにします。


「データベースの種類」ドロップダウンリストから「表計算ドキュメント」を選びます。「データソースURL」ボックスで、先ほど作成して保存してある住所録データのファイルを選択します。

以上で、データソースの登録は完了です。「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。

はがき印刷の設定


続いて、はがき宛名印刷の設定に進みます。「書式」−「ページ」コマンドを選択します。


「ページスタイル」ダイアログボックスが表示されます。
「用紙サイズ」を設定します。「はがき」サイズは用意されていないので、「幅」と「高さ」を入力してユーザー書式を作成します。「幅=10㎝」「高さ=14.8㎝」に設定してください。
「上」「下」「左」「右」の余白も設定しておきましょう。プリンタによって設定できる余白が違います。自分のプリンタにあわせて設定してください。

位置あわせをするときに、年賀はがきのデザインが表示されていると、バランスを掴みやすくなります。スキャナなどを利用して取り込んだ図を背景に表示しておくと良いでしょう。
「背景」パネルに切り替えて、「様式」ボックスで「図」を選び、ファイルを選択します。

(このやり方は、様式の決まった用紙に印刷するときに、幅広く応用出来ます)。

差し込みフィールドの設定


差し込みフィールドを配置していきましょう。「挿入」−「フィールド」−「その他」コマンドを選択します。


「フィールド」ダイアログボックスが表示されます。「データベース」パネルを選択してください。

「フィールドタイプ」のリストから「差し込み印刷フィールド」を選択します。
続いて、「データベースの選択」ボックスで住所録データベースを選び、差し込み印刷フィールドを指定します。
フィールドを選択したら、「挿入」ボタンをクリックします。
この操作を繰り返して、とりあえず必要なフィールドをすべて選択→挿入しておきます。

必要なすべてのフィールドを挿入したら、「閉じる」ボタンを選択してダイアログボックスでの操作を終了します。

差し込み印刷のレイアウトを整える


「フィールド」ダイアログボックスを閉じて編集画面に戻ると、この写真のように、差し込み印刷フィールドが羅列されているはずです。
このフィールドを適当な位置に配置していきます。必要に応じてスペースや改行を挿入します。タブ設定や中央揃え、右揃えなども利用しましょう。


このように、バランスをとりながら、レイアウトします。

必要に応じて差し込み印刷フィールドに文字書式や段落書式を設定してください。ここでは、<氏名>フィールドに、ゴシックの14ポイントを設定してみました。

差出人の住所氏名などの固定文字列は自由に追加してください。

データの差し込み状態を確認する


これで作業は完了です。差し込み印刷を試してみましょう。「ファイル」−「差し込み印刷」コマンドを選択します。
(このコマンドは、差し込み印刷フィールドが設定されているときにだけ表示されます)
差し込み印刷」コマンドはVer.1.1.0で変更になりました。「印刷」コマンドを選択したときに、差し込みフィールドの有無に応じて、差し込み印刷をするかどうかを切り替えるダイアログボックスが表示されるようになりました。(2004.01.09)



「差し込み印刷」ダイアログボックスが表示されます。
このダイアログボックスでは、上半分にデータソースのテーブルが表示されます。ここで差し込みデータの内容を確認します。
下側では、差し込み印刷のレコードを指定できます。また、出力先の選択ができます。

出力先として「プリンタ」を選べば印刷が開始されます。ここでは、実際にプリンタで印刷する前に、ファイルとして出力して内容を確認しておきましょう。


出力されたファイルを確認して、レイアウトがうまくいっているかを確かめましょう。

OKなら、「ファイル」ー「差し込み印刷」コマンドをもう一度実行して、印刷を開始します。
そうそう、その前に背景に設定した年賀状の図をoffにするのを忘れないようにしてくださいね。


 続編として「郵便番号枠に差し込みデータを印刷する」があります。ぜひ、ご覧ください。

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制作者:松井幹彦

更新日: ,2004/12/12 05:55